POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO DE CULTURA Y TURISMO DE MANIZALES

Dando cumplimiento a lo consagrado en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y en virtud de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales establecen las condiciones para efectuar el tratamiento de los datos personales y ofreciendo las garantías necesarias que consientan el pleno ejercicio del derecho fundamental destacado como Habeas Data, el cual faculta a los ciudadanos a disponer y vigilar la información que terceros poseen sobre ellos, el Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, se permite adoptar las siguientes Políticas de Tratamiento de la Información Personal.

 

La Ley 1581 de 2012, establece que el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros. Estos datos pueden almacenarse en soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.

 

1. GENERALIDADES

 

La Ley 1266 de 2008 en su artículo 3° literales e, f, g y h, define los datos de carácter personal, público, semiprivado y privado, respectivamente.

 

Así mismo, la Ley 1581 de 2012 título III artículos 5° y 7°, establece las categorías de datos personales así:

 

Datos Sensibles: Es aquella información personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como la información relativa a la salud, a la vida sexual e información biométrica.

 

Datos personales de los niños, niñas y adolescentes: Se debe tener en cuenta que aunque el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, prohíbe el tratamiento de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza sean públicos, la Corte Constitucional precisó en sentencia C748 de 2011 numeral 2.9.3.4, que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”.

 

Definición de roles:

 

Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.

 

Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

 

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, en Acuerdo 491 del 2 de abril de 2001, fue transformada la empresa industrial y comercial del Estado, conocida hasta entonces como Fomento y Turismo de Manizales en un establecimiento público, descentralizado, del orden municipal, adscrito a la Alcaldía de Manizales, con personería jurídica, autonomía administrativa, presupuestal y patrimonio propio e independiente, que se denominó Instituto de Cultura y Turismo de Manizales; su objeto social es el de promover, desarrollar, adoptar y ejecutar políticas para el fomento de la cultura, las artes y el turismo de Manizales.

 

Domicilio: Manizales

Dirección: Avenida Alberto Mendoza kilómetro 2 vía al Magdalena EXPOFERIAS, Manizales.

Página Web: www.culturayturismomanizales.gov.co

Teléfono: (6) 8749712

Correo electrónico: contacto@culturayturismomanizales.gov.co

 

• TRATAMIENTO

 

La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, almacenamiento, organización, uso, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, sistematización y circulación, todos ellos de forma parcial o total. Esta información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, aliados comerciales, contratistas, entre otros, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades acordadas con el Instituto de Cultura y Turismo de Manizales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para dar cumplimiento a la normatividad de protección de información personal.

 

En cumplimiento a los deberes legales, Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

 

La entidad velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

 

El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, aplicará las limitaciones legales al tratamiento de los datos sensibles en los siguientes casos:

 

• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y el mismo se encuentre física y/o jurídicamente incapacitado, para lo cual su representante legal deberá dar su autorización.

 

• Cuando el tratamiento sea realizado en el desarrollo de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

 

• Cuando el Titular haya autorizado de manera explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.

 

• Cuando el Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.

 

• Cuando el Tratamiento tenga un propósito histórico, estadístico o científico, debiendo en este último caso, adoptarse las medidas propias a la supresión de identidad de los Titulares.

 

3. DEFINICIONES

 

La Ley 1266 de 2008 artículo 3° literal a, define el término titular de la información.

 

La Ley 1581 de 2012, en su artículo 3° hace referencia a las definiciones de la autorización, base de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular y tratamiento. Así mismo en su artículo 14 y 15 respectivamente hace referencia a las consultas y reclamos.

 

El Decreto 1377 de 2013 artículo 3° numeral 1, explica la definición de aviso de privacidad.

 

4. DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional enfocado en conocer, actualizar, rectificar y eliminar, la información recogida en bases de datos consagrado en el artículo 15 de la Constitución (derecho a la información); así como autorizar la recolección y haber sido informado de la finalidad de los mismos.

 

La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.

 

Considerando el modo de conservación de una base de datos, se puede distinguir entre bases de datos automatizadas y bases de datos manuales o archivos.

Las bases de datos automatizadas son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.

 

Las bases de datos manuales o archivos son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física, como las fichas de pedidos a proveedores que contengan información personal relativa al proveedor, como nombre, identificación, números de teléfono, correo electrónico, entre otros.

 

La ley exceptúa del régimen de protección los siguientes archivos y bases de datos:

 

• Los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico.
• Los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacional, la prevención. detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
• Los que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia,
• Los de información periodística y otros contenidos editoriales,
• Los regulados por la Ley 1266 de 2008 (información financiera y crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países),
• Los regulados por la Ley 79 de 1993 (sobre censos de población y vivienda).

 

• DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, además de proteger los datos personales, tiene la calidad de responsable del Tratamiento frente a las bases de datos creadas por la entidad.

 

Son deberes de los Responsables del Tratamiento y, por consiguiente, del Instituto los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

• DERECHOS DE LOS TITULARES

 

La Ley 1581 de 2012 en su artículo 8°, establece los derechos que tienen los Titulares de los datos personales.

 

• DEBERES DE LOS ENCARGADOS

 

En el artículo 18 de la ley 1581 de 2012 se encuentran plasmados los deberes del encargado del tratamiento.

 

5. POLÍTICAS

 

El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales establece las siguientes directrices generales:

 

Cumplir con la Ley de Protección de Datos y toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones en la materia.

 

Los funcionarios del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, deben salvaguardar la información de datos personales tratada por los mismos en ejercicio de sus actividades y dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la demás normatividad de Protección de Datos.

 

Así mismo establece políticas específicas relacionadas con el tratamiento de Datos Personales:

 

1. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales en ejercicio de sus proyectos misionales y procesos legales. Sin embargo, cuando no corresponda a sus actividades deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

 

2. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, realizará grabación en video cámaras ubicadas en diferentes puntos, dentro y fuera de la organización, para vigilancia y seguridad de las instalaciones, las cuales sólo se almacenarán por un tiempo de 15 días.
3. En consecuencia, toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada en el Instituto deberá corresponder al ejercicio de sus actividades legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular, cuando la situación así lo amerite. De manera particular, las principales finalidades para el tratamiento de Datos Personales que corresponde al Instituto desarrollar en ejercicio de sus actividades se relacionan con los siguientes servicios:
4. Solicitud de Salas de capacitación Ecoparque los Yarumos y Bosque Popular el Prado.
5. Préstamo de bienes (Carretas del Rocío, Uniformes etc.)
6. Control y entrega de Inventarios.
7. Artistas nacionales.
8. Estadísticas de Turistas.
9. Protección de datos personales.
10. Recepción de PQR.
11. Facturación, cobro y entrega de facturas.
12. Entrega de documentación interna y externa.
13. Grabación en video cámaras para vigilancia y seguridad de las instalaciones.
14. Manejo de información por los diferentes procesos que integran al Instituto.
15. Manejo de la información de los funcionarios para todos los procesos y actividades que desarrolla en pro del bienestar de los empleados.
16. Manejo de la información personal de los funcionarios cuando terminan su vinculación laboral.

 

4. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. El Instituto mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

 

5. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos funcionarios del Instituto que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus actividades tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

 

6. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, autorizará expresamente a la persona encargada de reportar las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.

 

7. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales no publicará los Datos Personales a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

 

8. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por el Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y el Instituto haya finalizado.

 

9. Cada área del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales debe evaluar la pertinencia de anonimizar los actos administrativos y/o documentos de carácter público que contengan datos personales, para su publicación.

 

10. El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.

 

11. El Instituto suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular a fin de corregir información parcial, inexacta, incompleta y fraccionada que induzca a error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.

 

12. Cuando al Instituto le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, se deberá suministrar dicha información.

 

13. A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos del Instituto, los Datos Personales deberán ser eliminados. En caso de proceder una revocatoria de tipo parcial de la autorización para el Tratamiento de Datos Personales para algunas de las finalidades, El Instituto podrá seguir utilizando los datos para las demás finalidades respecto de las cuales no proceda dicha revocatoria.

 

14. Las políticas establecidas por el Instituto de Cultura y Turismo respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por el Instituto para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

 

15. Los Datos Personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
16. El Instituto de Cultura y Turismo será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de la información, cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes asegurando la protección de sus derechos fundamentales.
17. El Instituto de Cultura y Turismo podrá intercambiar información de Datos Personales con autoridades gubernamentales o públicas tales como administrativas, de impuestos, organismos de investigación y judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de sus actividades. Así mismo, el Instituto podrá transferir y transmitir la información.
18. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
19. Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con el Instituto, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente en la materia.
20. El Instituto de Cultura y Turismo divulgará a sus Funcionarios, contratistas y terceros encargados del tratamiento, las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
21. El Instituto de Cultura y Turismo no realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la ley o políticas de calidad.

 

22. El Titular de los datos personales puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización, mediante la presentación de petición, queja, consultas y reclamo ante el Instituto de Cultura y Turismo, al correo electrónico contacto@culturayturismomanizales.gov.co, o en su sede principal ubicada en la Avenida Alberto Mendoza Hoyos, EXPOFERIAS, área de recepción.

 

23. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales deberá garantizar al Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, que la información que le suministra sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.

 

24. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales podrá con la autorización previa del titular de los datos personales, transmitir, transferir los mismos, conservando siempre los niveles de seguridad requeridos.

 

25. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales suministrará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, según el caso, información de los mismos, únicamente cuyo Tratamiento se realice en virtud de sus actividades legales y cuando excepcionalmente éstas no apliquen, previa autorización del Titular.

 

26. El Instituto de Cultura y Turismo de Manizales Informará al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

27. Se exigirá al Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por el Instituto.

 

28. Los encargados de las bases de datos del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, deberán informar y custodiar las mismas.

 

29. Los funcionarios y contratistas del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales que tengan archivos y bases de datos pertenecientes a la Entidad en los equipos de cómputo de la entidad, deberán mantener dicha información en una carpeta que sea identificable, de manera inequívoca. Así mismo, si poseen información personal dentro de los computadores del Instituto deberán tener esta en una carpeta que permita identificar esta información.

 

30. Los funcionarios del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, no pueden comunicar a terceros, salvo autorización expresa, las informaciones que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que sean de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicio al Instituto, lo que no obsta para denunciar delitos o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes.

 

31. Las imágenes publicadas por el Instituto de Cultura y Turismo de Manizales que contengan rostros de terceras personas ajenas a la finalidad de las mismas, deben contar con previa autorización demostrable y conocimiento de causa por parte del tercero en mención, de no contar con la misma, se deben proteger los rostros.

 

32. Los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la entidad o una obligación contenida en un contrato entre la entidad y el titular; así mismo el Instituto podrá hacer uso de los datos personales sin previa autorización observando lo preceptuado en la sentencia de constitucionalidad C-748 de 2011.

 

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal del Instituto de Cultura y Turismo de Manizales, estarán vigentes a partir del día treinta (30) de marzo de 2023, las cuales serán informadas y publicadas en la página web, www.promotoraeventosyturismo.gov.co.